Att byta ut ett gammalt stordatorsystem mot ett modernt standardsystem är bland det svåraste ett företag kan ge sig på. Skräddarsydd kod tenderar att växa och förgrena sig över åren till dess att företagets verksamhet bokstavligen sitter fast. Men förr eller senare måste man försöka bryta sig loss. Dags att kalla in en ”bad guy”.
Vi blev kontaktade av en kund med ett vanligt men svårlöst problem. Kunden hade ett 20 år gammalt kundreskontra- och faktureringssystem i stordatormiljö. Till systemet hade man dessutom kopplat tusentals olika typer av avtal.
Under loppet av några år hade kundens IT-avdelning tillsammans med sin huskonsult gjort tre försök att byta till ett standardsystem, men varje gång hade man gått bet på komplexiteten. Nu var företagsledningens tålamod slut: ”Vi behöver någon som kan komma hit och driva igenom det här projektet”, sa man i styrelserummet. ”Någon utomstående som inte är rädd för att peka med hela handen. En riktig bad guy.” Det var där vi kom in i bilden.
Skräddarsydda stordatorsystem har några typiska karaktäristika. Användargränssnitten är sällan särskilt moderna, men oftast fungerar de väldigt bra för företagets verksamhet. Vilket kanske inte är så underligt med tanke på att de är just skräddarsydda. Nackdelarna är att de är mycket kostsamma att underhålla och långsamma att vidareutveckla. Och ju längre tiden går, desto dyrare blir det. Till slut krävs det ibland regelrätt arkeologiarbete för att klura ut hur saker fungerar – så att man kan ändra på det. Standardsystem å andra sidan är mycket billigare att underhålla och mycket mer flexibla när det gäller att förändra och att anpassa dem till omvärldens krav. Men de har samtidigt en nackdel: det är nästan omöjligt att undvika att de i vissa avseenden blir sämre funktionalitetsmässigt än systemet de ersätter. Och det är oftast här problemen börjar.
Med ett standardsystem måste företaget ge avkall på anpassningen till sin verksamhet. Det går helt enkelt inte att ta vara på all funktionalitet i det gamla systemet eller att bygga systemstöd för precis alla funktioner. Samtidigt måste man uppdatera sina affärsprocesser och acceptera att ett standardsystem inte kommer att stödja allt eftersom det då blir för dyrt att upprätthålla. Det i sin tur är både känsligt och smärtsamt. För när du väl beslutar dig för att byta, ifrågasätter du också alla de inom företagets IT-organisation som sitter på kunskapen om det gamla systemet. Kunskap som de med stor möda tillbringat många år med att skaffa. Plötsligt blir hela deras existensberättigande i företaget ifrågasatt.
En stor del av vårt arbete blev att försöka skapa en ny balans mellan hur mycket systemet anpassade sig till verksamheten och hur mycket verksamheten anpassade sig till systemet. För vår kunds räkning betydde det bland annat att man fick omförhandla en stor del av sina avtal med kunder och leverantörer.
Men hur gick det då? Det beror på vad man menar. Gick systembytet att genomföra? Svaret på den frågan är ja. Är vi fortfarande på god fot med alla inom kundens IT-organisation? Svaret på den frågan är nej.
Ibland kostar det på att vara the bad guy.