Connecta lösning #8

Föreställ dig att du vid slutet av varje år fick en faktura från en leverantör. Beloppet på fakturan var mycket större än vad du hade räknat med. När du frågade leverantören vad det var du hade fått för dina pengar, fick du inget svar. Likväl förväntades du betala. Låter det märkligt? Det är det också. Men ändå är det verklighet för mängder av affärsområden i företag med stora omkostnader för IT.

Att det uppstår kostnader för IT som inte går att spåra till källan är ett problem som många företag tvingas acceptera. Men när posten ”IT-kostnader” i resultaträkningen skrivs med tio siffror, då är det hög tid att göra något åt saken. Lösningen heter transparent prissättning.

Vår kund hade outsourcat en stor del av arbetet med att upprätthålla företagets IT-struktur. En del av driften (applikationsförvaltningen) och det mesta av utvecklingen hade man valt att behålla. IT-organisationen levererade produkter och i flera fall prisbelönta IT-lösningar till affärsområdena. Så långt allt väl. Dillemmat låg i det faktum att ingen visste riktigt vem som skulle betala alla IT-kostnader, eftersom man inte visste var de uppstod. Resultatet blev att man schablonmässigt efterfakturerade affärsområdena vid året slut. Till förtret för alla med budgetansvar.

Det var här vi kom in i bilden. Vår kund hade tre önskemål: det första var att alla som betalade IT-kostnaderna skulle få veta vad de fick för sina pengar. Det andra var att man skulle få reda på vad det var som kostade. I så fall skulle även det tredje önskemålet gå i uppfyllelse: att de som använde IT också skulle kunna påverka sina kostnader. Man ville helt enkelt skapa ett beteende där affärsområdena antingen sänkte eller höjde sina IT-kostnader medvetet.

Avtalet med outsourcingleverantören talade om vad företaget betalade för IT-produkter och tjänster. Den interna tjänstekatalogen och den tillhörande prislistan speglade däremot inte de verkliga kostnaderna – det saknades med andra ord transparens.

Den stora utmaningen i vårt uppdrag, låg i att justera tjänstekatalogen (i linje med avtalet) så att affärsområdena förstod vad det var de köpte. Samtidigt som den var länkad till minsta beståndsdel – så att kostnaderna summerade och man undvek den där otäcka ”överblivna” kostnadspotten man var tvungen att fördela vid årets slut. Vi började med att gå igenom avtalet i detalj och jämförde det med tjänstekatalogen och prislistan.

Att fördela IT-kostnader för rena fysiska produkter som skärmar, sladdar och möss är inte så knepigt. De kostnaderna går att direktallokera till användaren. Svårare är det med tjänster som t ex drift av gemensamma nät och applikationer. Man måste också dra en gräns där kostnaden för att mäta blir så stor att den äter upp vinsten med att allokera. Lösningen blev att allokera vissa tjänster baserat på aktiviteter, d v s användning, och andra med hjälp av allokeringsnycklar. Slutresultatet blev en tjänstekatalog och prislista som speglade avtalet med outsourcingleverantören. Därmed hade vi också skapat möjligheter för affärsområdena att själva räkna ut svaret på frågan ”vad kan jag göra för att sänka mina IT-kostnader?”