Connecta lösning #12
Systemtransplantation
De flesta företag kan idag inte fungera särskilt effektivt utan omfattande IT-stöd. Sedan finns det också ett antal företag vars IT-system utgör hjärtat i hela verksamheten. Där företaget och systemet inte kan leva utan varandra. Att byta ut den typen av IT-system är en känslig och komplex operation.
Vissa projekt är tuffare än andra, så är det bara. Å andra sidan kan oväntade svårigheter i slutändan leda till banbrytande projekt som sätter nya standards för hur konsulter och kunder kan arbeta tillsammans – även när det tidvis verkar mer eller mindre hopplöst.
Fyra år innan vi kom in i bilden hade vår kund insett att det stordatorsystem som levererade företagets digitala produkt, började bli föråldrat. Det tog dem enormt lång tid och kostade alldeles för mycket att utveckla de nya tjänster man behövde för att kunna möta marknadens förändrade krav. Sagt och gjort. Man startade ett omfattande systemutvecklingsprojekt för att skapa ett nytt skräddarsytt system. Själva hjärtat i verksamheten skulle bytas ut. Analyser gjordes och man enades om en sexårig tidplan. Två år senare hade man kört fast. Ordentligt. Ett nytt projekt påbörjades. Två år till passerade innan man insåg att det nya projektet skulle ta ytterligare minst fem år. Paniken började så smått att sprida sig och organisationen visade tydliga stressymptom efter att ha varit i ”projektläge” i fyra år, utan någon tydlig mållinje i sikte.
I detta läge kom Connecta in i bilden. Stärkta av våra tidigare framgångar med att ersätta stordatorsystem med moderna standardsystem, erbjöd vi oss att prova ett nytt grepp. Tanken var att relativt snabbt nå ett läge där kunden hade en fungerande SAP-baserad plattform.
Tid skulle bli den nya nyckelfaktorn i projektet. Alla oviktiga funktioner fick skjutas åt sidan och fokus läggas på att nå i mål. Genom att övertyga kunden om att överge tanken på det ”perfekta systemet”, skulle vi få en plattform på plats som var effektiv och fungerade. En plattform som skulle göra framtida vidareutveckling av systemet oerhört mycket smidigare. Om vi bara kunde förmå kunden att lita på oss, så skulle allt lösa sig.
Implementeringen skulle ske i tre steg. Och till en början gick det som tåget. Men så småningom började båda parter inse att vi missbedömt komplexiteten i det hela. Systemkrav som inte diskuterats vid starten började dyka upp och snart var vi fullt upptagna med ändringshantering snarare än implementering. Vilket naturligtvis ledde till förseningar i den redan mycket tuffa tidplanen. Projektet som från början varit så väldefinierat såg nu allt mer oformligt ut. Tvivlen började krypa fram igen. Skulle projektet köra fast en tredje gång?
För att få projektet på fötter igen var vi tvungna att genomföra en omstartsövning. En kulturell analys visade vad vi hade missat: våra konsulter tänkte i termer av tid och effektivitet medan kundens personal tänkte i termer av kvalitet och omfattning, vilket ledde till konflikterande målsättningar. Den nya förståelsen för varandras synsätt ledde till en veritabel kulturell turnaround. Vi började tala samma språk. Vi blev ett lag. Ett lag vars medlemmar drog åt samma håll.
När deadline för hela projektet närmade sig, visade det sig till allas förvåning att vi skulle hinna bli klara i alla fall – mot alla odds.
Som en oväntad konsekvens börjar sjuktalen hos kunden att sjunka och anställda talar om ett fördjupat engagemang och förbättrat arbetsklimat. Projektet har nu uppnått en sådan kraft att man inte vill lägga ner det.
Operationen lyckades. Patienten förklaras helt frisk.