Connecta lösning #9
Slutgissat
Att hålla en stor detaljhandelskedja försörjd med varor är ingen exakt vetenskap. Tvärtom är det så att de flesta logistikkedjor som ser till att det finns varor på butikshyllorna, arbetar med stora inbyggda säkerhetsmarginaler. Men marginaler kostar extra i form av kapitalbindning, transportkostnader, kassationer, personal...
För ett par år sedan fick vi en förfrågan om vi ville vara med och utveckla en förbättrad logistikkedja tillsammans med en av våra kunder. Kunden hade kommit långt i sitt tankearbete, och hade intressanta idéer om hur de ville bygga upp en ny typ av informationssystem och vända upp och ner på de traditionella principerna för varuförsörjning i detaljhandeln. Eller rättare sagt: vända dem bak och fram.
Man hade personal som manuellt såg till att varor beställdes till butikerna och beställningarna till kundens lager gjordes även de manuellt och utan verklig förståelse för butikernas behov.
Det vore givetvis mycket bättre om det fanns ett enda system som kunde ta hänsyn till alla faktorer som påverkade efterfrågan i hyllan – och då menar vi allt från vädret till helger och kommande kampanjer – och göra välinformerade estimat utifrån denna information. Då skulle man bara behöva "gissa" i en del av kedjan, istället för i alla enskilda delar av processen. Hela varuförsörjningskedjan "bakåt" skulle då bli en produkt av vad som behövdes i hyllorna. Därmed skulle man också kunna hålla hela logistikkedjan så "lean" som möjligt, med mindre säkerhetsmarginaler och för mycket varor i grossisternas, transportörernas och butikernas lager. Man skulle också kunna förhindra det motsatta, d v s att det uppstod hål i hyllorna för att logistikkedjan reagerade för långsamt på stigande efterfrågan på vissa varor. Kunden såg stor potential till effektivisering, men såg samtidigt utmaningen i att realisera alla sina idéer.
För att kunna lösa problemet behövdes ett mycket avancerat och "intelligent" informationssystem för att samla in all försäljningsdata från alla butiker i hela landet och sedan använda denna information för att skapa prognoser. Att stå för arkitekturen och systemlösningarna för denna del av projektet blev en av våra huvuduppgifter.
En annan aspekt av projektet var att när systemet väl var i drift skulle de enskilda butikerna inte längre behöva syssla med inköp – utan enbart med försäljning. Systemet skulle per automatik hålla deras butiker försörjda med varor via det automatiserade beställningssystemet. Det skulle frigöra personalen från en massa tidsödande manuellt arbete, men samtidigt förändra många invanda rutiner och yrkesroller.
Men den stora frågan var ändå om det gick att bygga ett system som kunde samla in och behandla all information från alla butiker och sedan finjustera det så att de automatiska beställningarna stämde med efterfrågan. Efter intrimning blev precisionen häpnadsväckande. Försörjningskostnaderna sjönk och försäljningen ökade. I dagsläget används systemet i så gott som samtliga av kundens butiker.