Connecta lösning #13
Race mot klockan
När man gjort sin analys korrekt, när man vet exakt vad som händer i projektet och allt går enligt de välgjorda planerna – det är då det kan vara värdefullt att sätta sig ner i tio minuter och fundera. Är vi verkligen på väg åt rätt håll? Vad kan det dyka upp för oväntade hinder bakom nästa vägkrök som kullkastar allt vi gjort hittills? Och i så fall: orkar vi ladda om och ta laget i mål, givet den nya verkligheten?
Det började som det ofta gör. Vår kund, som verkar på pensionsmarknaden, tog kontakt med Connecta för att få hjälp med att driva igenom ett SAP-systemutvecklingsprojekt.
Då kundens organisation utgjordes av en utbrytargrupp från ett annat större företag, hade man ärvt ett gammalt system som inte alls passade det nya sättet att arbeta. För att kunna fylla sin tänkta roll på marknaden, hade man ett mycket hårt extern krav på sig: antingen har ni ett fungerande systemstöd om 18 månader som kan hantera den nya komplexiteten – eller så får ni börja spara all information på Post-it lappar! Varje dag som gick utan att något hände, var med andra ord en förlorad dag. Detta tillsammans med det faktum att kundens organisation var så beroende av att systemet skulle fungera, gjorde att hela företaget blev engagerat. Styrgruppen för projektet blev hela kundens ledningsgrupp.
En analys gjordes. Tydliga kravbilder togs fram. Och trots viss friktion i projektgruppen, mycket på grund av tidspressen, började ändå projektet få upp farten. Självförtroendet växte. Men som vanligt när allt verkar gå som det ska…
Efter ganska precis halva projekttiden landade bomben: den mest grundläggande beräkningsfaktorn för hela systemet förändrades. Och inte bara det, systemet skulle som en del av de förändrade externa kraven nu dessutom inkludera en självbetjäningstjänst på nätet. Kostnaderna ökade och den redan snudd på omöjliga tidplanen blev med ens helt orealistisk.
Det är i den här typen av situationer som samarbetet mellan konsult och kund ställs inför det ultimata testet. Kan vi hitta ett sätt att gå vidare, eller ska hela projektet haverera?
Något haveri inträffade nu inte. Tvärtom svetsades projektgruppen samman på ett närmast unikt sätt. Ett tillstånd som kanske bäst kan beskrivas som en ”konstruktiv konflikt” infann sig. Innan projektet påbörjades hade vi haft mycket tuffa avtalsförhandlingar då projektet innehöll betydande risker – både för oss och kunden. Men när nu förutsättningarna ändrades p g a omständigheter som ingen av oss kunde råda över, blev dialogen istället både kreativ och teamorienterad. Ingen försökte suboptimera på bekostnad av någon annan och alla slöt mangrant upp för att säkerställa framgång.
Den stora utmaningen för Connectas del blev att få alla projektdeltagare att orka ladda om. Inte bara för en ny deadline, utan två efter varandra, då tidplanen delades som en konsekvens av de nya kraven. Att det var ett mycket tröttkört lag som gick i mål behöver vi kanske inte nämna?