Det upptäckte vår kund, en finansiell aktör med stora transaktionsvolymer, när man jämförde sina kostnader med liknande aktörer på marknaden. Men att veta hur mycket man kan spara är inte samma sak som att veta hur man faktiskt ska göra det. Företagets egen IT-avdelning hävdade till och med att en sådan besparing var omöjlig i befintlig miljö med befintliga krav. Vårt uppdrag blev att visa att ”omöjligt” i själva verket var fullt möjligt.
Grunden för de höga IT-kostnaderna visade sig vara en blandning av icke-optimalt kapacitetsutnyttjande, onödig peakbelastning, missriktade avtalsincitament gentemot leverantören och bristfälliga beställningsrutiner utan tydlig koppling mellan beställare och betalare. Dessutom var all IT-produktion, serverdrift och backuphantering utlagd på en stor leverantör. De hade uppnått en mycket hög grad av driftssäkerhet i sin leverans men kostnaderna hade skenat iväg.
När vi kom in läckte det pengar i alla ändar. Besparingspotentialen var därför stor och vi såg tidigt att våra åtgärder gav resultat. Besparingarna kom dessutom snabbare än kostnaderna för att genomföra dem vilket är mycket ovanligt. På ett halvår sparade tolv konsulter från Connecta in 180 miljoner kronor åt vår kund. Till dags dato har vi sparat 400 miljoner och vi är långt ifrån klara.
Hur sparar man in så mycket pengar samtidigt som outputen från IT-budgeten blivit bättre? Det är en kombination av många olika saker. Genom att vända och vrida på alla konfigurationer, processer, rutiner och lära sig förstå motivationen för olika beteenden så kan man utnyttja allt på ett bättre och mer effektivt sätt. Vissa datormiljöer var ineffektivt utnyttjade, andra onödigt ansträngda, många applikationer hade en egen fysisk server och alltför mycket data backades upp för ofta. Dessutom visade det sig att väl underbyggda fakta, diplomatisk talang och ett stort mått tålamod kunde åstadkomma mycket i samarbetet med kundens leverantör.
Eftersom avtalet var strukturerat så att leverantören fick betalt för beställd kapacitet så var incitamentet att vara så effektiv som möjligt inte tillräckligt kraftfullt. Det fanns också en otydlighet mellan beställare och betalare internt hos kunden vilket gjorde att man alltför ofta beställde för mycket eller helt i onödan.
I vårt fortsatta uppdrag ingår att hjälpa kunden att upprätthålla besparingarna på egen hand genom att de är mer medvetna i beställningsprocessen, vaksamma i kapacitetsutnyttjandet och fortsätter ställa rätt krav på leverantören. Beställningsrutinerna internt är förändrade – varje avdelning belastas för sina beställningar. Besparingen vi genomfört ska bara bli större för varje år som går är det meningen.
Det här projektet är unikt på många sätt. Det är en mycket stor besparing som genomförts, den har skett på kort tid med delad risk mellan kunden och oss och besparingen har ägt rum i realtid. Man kan faktiskt säga att vi byggt en väldigt speciell besparingsmaskin. Varje krona som kunden lägger i förvandlas snabbt till en euro.
Det finns kanske fler företag som skulle behöva en sådan maskin?